購買管理システム

LDS環境Solutionの購買管理システムとは、試薬・消耗品の仕入れ（通常発注）から、分析業務の外注（外注分析）を分析管理システムと連携したり、サンプリング外注・物販に伴う都度仕入れを販売管理システムと連動したり、個人精算登録まで、購買発注業務を一元管理する仕組みです。

通常発注の効率化はもちろん、受注単位での購買発注管理により、発注漏れや転記ミスを防ぎ、受注から発注までの一連の業務を効率化します。

■ 購買管理システムの利用シーン

環境分析業務では、次のような場面で活用できます。

・試薬や消耗品の発注

・分析機器などの設備購入

・社外へ分析業務を外注する場合の管理

・サンプリング（分析試料採取）を外注する場合の管理

・物販に伴う仕入れ発注を受注単位で管理したい

・発注業務を標準化し、属人化を解消したい

・発注業務の承認フローを標準化したい

■ 購買管理システム導入の効果

・消耗品発注の効率化

・発注書の作成・承認フローを標準化し、属人化を防止

・外注依頼の一元管理

・受注と発注の紐づけを確実に管理

・納品先（社内・社外・なし）を業務種別に応じて柔軟に設定でき、発注書への記載ミスを防止

・購買コストの把握

・発注から納品・検収、支払いまでの進捗をシステム上で一元管理

■ 購買管理システムの主な機能

・仕入先の登録

・購買品目の登録

・品目の分類

・QRコードによる発注登録

・発注の承認フロー

・発注書の送信メール自動作成

・入荷管理

・検収管理

・請求書管理

・支払い管理

・分析管理システムと連携した分析外注管理

・販売管理システムと連携した発注管理

・発注書が存在しない取引の支払い管理

・外部会計システムへのインポートデータ作成

・FB（ファームバンキング）へのインポートデータ作成

・購買データの集計

・電子帳簿保存法への対応

■ 購買システムにおける電子取引に対する電子帳簿法への対応について

購買先より請求書をメールで受領する、ダウンロードサイトからダウンロードする場合など電子帳簿法の電子取引に相当するため、法的な要件に沿って電子的に保管する義務が発生します。

電子取引に相当する電子帳簿法への保存要件として２つの要件すなわち、「検索性の確保」、「真実性の確保」が要求されますが、本システムにおける対応状況としては次のようになっています。

【検索性の確保】

・金額、納期、取引先で検索が可能

・金額、納期については、範囲指定で検索が可能

・上記の組み合わせで検索が可能

【真実性の確保】

事務処理規程を別途設けていただくことで対応してください。

なお、国税庁のホームページに記載されている事務処理規程の文面例においては、訂正削除の承認者・担当者の役割分担を設けること、変更に対する承認プロセスを設けること、訂正・削除時の記録の保管が要求されます。

本システムにおいては文面例に基づいた事務処理手続きのプロセスをシステム上で対応できるように設計されています。

事務処理規程において本システムを組み込んだ文面に適宜修正してもらうことで電子帳簿法への対応は可能となります。

▼購買管理システムを用いた通常発注の業務フロー

※想定されるフロー

▼購買管理システムを用いた分析外注時の業務フロー

※想定されるフロー

▼購買管理システムを用いたサンプリング外注・物販に伴う仕入れ時の業務フロー

※想定されるフロー